Assinatura eletrônica: Um guia completo

À medida que o mundo incorpora a era digital, as organizações nunca estiveram tão focadas em estabelecer uma base segura para os seus esforços de transformação. Seja protegendo as transações dos consumidores ou permitindo viagens seguras aos cidadãos, tanto os órgãos governamentais como as empresas precisam de uma forma de autenticar identidades com transparência em um cenário cada vez mais dissipado.

Felizmente, é aí que entram soluções como assinaturas eletrônicas seguras e com identidade verificada. Com uma infraestrutura de assinatura eletrônica bem protegida, as organizações podem preparar interações para o futuro e proteger-se dos riscos do nosso ambiente em rápida evolução.

Continue lendo para saber mais sobre assinaturas eletrônicas, incluindo o que são, como funcionam e como você pode aproveitá-las.

A assinatura eletrônica é uma maneira eficiente de assinar um documento digital. Substituindo o processo tradicional de assinatura, permite ao signatário anexar seu nome a qualquer registro ou transação por meio eletrônico, sem envolvimento de papel.

Imagine que a assinatura eletrônica seria uma representação virtual de uma pessoa. De modo muito semelhante como sua contraparte, a assinatura em papel, é usada para:

1. Certificar a autenticidade de um documento jurídico
2. Estabelecer a intenção de cumprir as condições de um documento assinado

O processo de assinatura eletrônica pode ter o mesmo efeito jurídico que uma assinatura manuscrita, desde que atenda a determinados requisitos, que podem variar conforme o local. Com diversas medidas de segurança em vigor, você pode assinar qualquer documento jurídico com total confiança.

Por que as assinaturas eletrônicas são necessárias?

O processo de assinatura manuscrita é relativamente simples. Você abre um documento em papel, assina seu nome acima da linha de assinatura e seu trabalho está concluído. Agora, em nosso mundo digital, não é tão fácil.

As transações eletrônicas são cada vez mais comuns, especialmente com o aumento do trabalho remoto, do comércio eletrônico e dos modelos de negócios on-line. Consequentemente, consumidores, governos e organizações precisam de uma forma de certificar documentos e comprovar a intenção, independentemente da localização.

Mais importante ainda, devem fazê-lo com a máxima segurança. À medida que as transações eletrônicas disparam, também aumentam os riscos associados: falsificação, repúdio e outras disputas legais.

A assinatura manuscrita normalmente tem a proteção de testemunhas que podem atestar sua autenticidade. Entretanto, as assinaturas eletrônicas devem contar com mecanismos mais sofisticados. Felizmente, à medida que a tecnologia avança, os softwares de assinatura eletrônica e outras soluções permitem que as entidades certifiquem a exatidão e a autenticidade com facilidade.

Qual é a diferença entre uma assinatura eletrônica e digital?

Simplificando, “assinatura eletrônica” é um termo abrangente que descreve a tecnologia geral usada para certificar, autenticar e assinar um documento digital. Por outro lado, a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que oferece um nível mais alto de confiança.

As assinaturas digitais são amplamente reconhecidas como práticas recomendadas para verificação de transações eletrônicas porque dependem de infraestrutura de chave pública (PKI). Em termos simples, a PKI é um sistema de credenciais que emite ativos criptográficos chamados certificados digitais, que só podem ser obtidos de uma autoridade certificadora (CA), como a Entrust. O certificado digital funciona como um passaporte: cada um é exclusivo do signatário, atuando, portanto, como comprovação de identificação.

O processo de assinatura utiliza um ativo criptográfico especial conhecido como certificado de assinatura de documento. Quando alguém assina eletronicamente um documento jurídico, o certificado incorpora uma cópia de si mesmo na assinatura, juntamente com um carimbo de data e hora de quando foi assinado.

Além do mais, as assinaturas digitais são calculadas com base no conteúdo exato do documento. Isso significa que alterações subsequentes quebrarão a assinatura, ajudando a evitar adulterações e repúdio.

Combinadas, essas funcionalidades evitam que o signatário negue a existência ou validade de um documento digital ou a sua assinatura. Além disso, proporcionam a confiança necessária para comunicar, transacionar e fazer negócios remotamente sem comprometer a segurança ou a confiança.

Três principais tipos de assinaturas eletrônicas

Na maior parte do mundo, as assinaturas eletrônicas são normalmente categorizadas pelo nível de garantia, ou seja, quão bem garantem a intenção, o consentimento e a identidade do signatário. O objetivo é fornecer uma maneira padronizada de avaliar e compreender sua confiabilidade.

Geralmente, existem três níveis de garantia de assinatura eletrônica:

1. Baixa garantia: Qualquer assinatura em formato eletrônico pode ser considerada assinatura eletrônica. Na verdade, pode ser simples, como uma assinatura desenhada com o mouse, uma assinatura digitalizada colada em um documento digital ou até mesmo um nome digitado em um PDF. Infelizmente, estas formas básicas podem ser facilmente contestadas.
2. Alta garantia: As assinaturas digitais são muito mais confiáveis por natureza. Como utilizam infraestrutura de chave pública e certificados digitais, são muito mais difíceis de falsificar ou contestar. Além disso, as assinaturas digitais são invioláveis e evitam que o conteúdo de um documento assinado seja alterado.
3. Alta garantia regulamentada: As assinaturas digitais regulamentadas pela legislação são consideradas as mais confiáveis. Além da PKI e dos certificados de assinatura de documentos, essas assinaturas devem estar em conformidade com os padrões locais. Além disso, a infraestrutura de assinatura é normalmente mantida por entidades denominadas “provedores de serviços de confiança” (TSPs), que estão sujeitas a auditoria e regulamentação rigorosa.

Exemplo de assinatura: Regulamento da eIDAS

As regras, normas e definições específicas variam de país para país. Entretanto, a maioria das localidades que aceitam legalmente assinaturas eletrônicas mantêm a abordagem multinível descrita acima, embora com as suas próprias especificações.

Talvez não haja melhor exemplo disso do que a União Europeia (UE). Em 2016, a UE promulgou a eIDAS, que significa “Identificação eletrônica, autenticação e serviços de confiança”. Esse regulamento estabeleceu o marco jurídico para assinaturas eletrônicas em todos os estados membros da UE, harmonizando todas as jurisdições sob uma única legislação.

Existem três tipos de assinaturas regidas pela eIDAS:

1. Assinatura eletrônica simples: Por ser a assinatura eletrônica mais básica disponível, esse tipo não requer autenticação forte do signatário nem verificação de identidade, o que a torna mais fácil de implementar. Entretanto, também oferece a menor garantia.
2. Assinatura eletrônica avançada: Essa modalidade possui requisitos mais precisos e pode solicitar ao signatário a verificação de sua identidade por meio de biometria, códigos de acesso, certificados digitais e outros meios eletrônicos.
3. Assinatura eletrônica qualificada: Mais sofisticada do que a assinatura eletrônica avançada com requisitos técnicos mais rigorosos, esse tipo oferece o mais alto nível de garantia. Tanto as assinaturas avançadas como as qualificadas são, na verdade, assinaturas digitais, mas a última é a mais segura e rigorosamente regulamentada das duas.

É importante notar que uma assinatura eletrônica qualificada deve atender a requisitos rigorosos. Não só deve incluir um certificado digital qualificado pela eIDAS, mas também deve ser gerada usando um token qualificado ou Dispositivo de criação de assinatura (SCD), emitido por um TSP qualificado.

O que é um dispositivo de criação de assinatura?

O SCD é um dispositivo de hardware projetado para hospedar certificados digitais e gerar assinaturas digitais. Dois dos tipos mais comuns são os tokens USB e os módulos de segurança de hardware (HSMs).

No caso do token USB, o usuário insere o dispositivo diretamente no computador, o que permite o acesso ao seu certificado digital. Por outro lado, os HSMs são armazenados em uma rede corporativa local ou em uma nuvem hospedada pelo TSP onde as pessoas podem acessar e gerar assinaturas sem qualquer impacto na experiência do usuário.

O Qualified Signature Creation Device (QSCD) é aquele que foi avaliado pelo processo de certificação da eIDAS. Apenas QSCDs podem utilizar certificados digitais qualificados para gerar uma assinatura qualificada.

De acordo com a Deloitte, o mercado global de assinaturas eletrônicas valerá mais de US$ 14 bilhões até 2026, crescendo a uma impressionante taxa anual de 30%. Muito disso pode ser atribuído à regulamentação de apoio em todo o mundo, para não citar uma extensa lista de casos de uso dos setores.

Veja como diferentes setores estão aproveitando as assinaturas eletrônicas em seu benefício:

Serviços financeiros

As instituições financeiras, como bancos e cooperativas de crédito, tradicionalmente dependem de processos baseados em papel para uma variedade de aplicações comerciais. Agora, com a ajuda de assinaturas eletrônicas e digitais, podem maximizar a confiança e reduzir os riscos, tanto para eles próprios como para os consumidores.

Veja a integração do cliente, por exemplo. No passado, os bancos exigiam que os novos clientes abrissem contas visitando fisicamente uma agência e escrevendo a sua assinatura em um pedaço de papel. Agora, com assinaturas digitais seguras, as instituições podem agilizar a abertura de contas, permitindo que os clientes assinem eletronicamente formulários, declarações e outros contratos.

Além disso, como as assinaturas digitais têm carimbo de data/hora e são invioláveis, elas funcionam como um registro de auditoria eletrônico que não pode ser facilmente contestado em caso de desacordo.

Contratos de vendas

Independentemente do setor, o contrato de compra e venda costuma ser o documento jurídico mais importante de uma empresa. Quer se trate de um Escopo de trabalho (SOW) ou de um Contrato de prestação de serviços gerenciado (MSA), os contratos têm um peso significativo e devem ser criados, escritos e assinados com total confiança. Entretanto, o processo de assinatura tradicional pode ser lento e desnecessariamente complicado.

Com as assinaturas eletrônicas, as organizações podem agilizar o processo de assinatura de documentos sem sacrificar a segurança. A verificação de identidade é rápida e direta, permitindo que ambas as partes assinem o local designado, independentemente do horário ou do local. Isso pode ajudar a acelerar o ciclo de vendas e reduzir a necessidade de documentação física.

Serviços governamentais

Na área governamental, muitos tipos de contratos exigem um registro de auditoria preciso e acessível. Desde documentos de conformidade e endossos de apólices até requisições de equipamentos e solicitações de benefícios, as assinaturas eletrônicas podem ajudar órgãos e cidadãos a simplificar e proteger todo o fluxo de trabalho.

Por exemplo, imagine solicitar assistência financeira do governo local. Em vez de tirar uma folga do trabalho e se deslocar até o local, os cidadãos podem usar uma solução de assinatura eletrônica para enviar um formulário eletrônico. Isso não apenas acelera o processo, mas também aumenta a responsabilidade e a visibilidade com um registro digital do protocolo.

Recursos humanos

Conforme relatado pela Forbes, os departamentos de recursos humanos (RH) costumam usar assinaturas eletrônicas para documentos relacionados a contratações e recrutamentos. A integração de um novo funcionário exige muita papelada, mas, com uma solução de assinatura eletrônica, o signatário pode preencher contratos sem sair de casa. Isso é especialmente importante para funcionários em home office que podem não morar perto do escritório.

Qual assinatura é certa para você?

Na verdade, as assinaturas eletrônicas estão trazendo mudanças de diversas maneiras. Dito isso, cada aplicativo é diferente: alguns podem exigir um nível mais alto de confiança na identificação, intenção e consentimento do signatário para assinar. Por exemplo, assinar uma hipoteca é uma transação muito mais delicada do que assinar uma entrega de mercadoria.

Por sua vez, nem todas as assinaturas eletrônicas são criadas iguais, tornando possível ajustar os níveis de comprovação para minimizar o risco em circunstâncias específicas. Devido ao valor jurídico de uma assinatura, é crucial trabalhar com o consultor jurídico adequado para garantir que as comprovações recolhidas durante o processo de assinatura estejam alinhadas e em conformidade com os regulamentos aplicáveis, e sejam suficientes em caso de litígio.

É prática recomendada ter em mente o seguinte ao escolher um tipo de assinatura:

1. Legislação nacional e estadual, como a Lei de assinatura eletrônica dos EUA
2. Regulamentação internacional, como a eIDAS na União Europeia
3. Requisitos do setor, como Conheça seu cliente (KYC) ou Combate à lavagem de dinheiro (AML)

Por que sua organização deveria adotar assinaturas eletrônicas? Na verdade, existem muitas razões. Uma solução segura de assinatura eletrônica pode ajudá-lo a obter uma série de benefícios significativos, incluindo:

• Flexibilidade: Assine um documento eletrônico de qualquer lugar e a qualquer hora. Com as assinaturas eletrônicas, você pode melhorar a experiência dos funcionários e dos clientes com processos mais rápidos, eficientes e fáceis de usar.
• Segurança: Autentique todas as transações e combata fraudes em todos os contratos digitais. Melhor ainda, limite a ameaça de danos à reputação aumentando a segurança jurídica e reduzindo a exposição a responsabilidades legais.
• Inovação: Acelere seu processo de assinatura com melhorias mensuráveis em velocidade e eficiência. As assinaturas eletrônicas otimizam a implantação de fluxos de trabalho de contratos integrados, permitindo maximizar a produtividade e, ao mesmo tempo, fortalecer a resiliência.
• Conformidade: Produza um registro de auditoria digital e garanta o alinhamento com as regulamentações locais, nacionais e internacionais, inclusive nos Estados Unidos, na União Europeia e em outros lugares.

Embora a tecnologia por trás da assinatura eletrônica de documentos possa parecer sutil e sofisticada, a experiência do usuário é, na verdade, bastante integrada. Na verdade, pode levar apenas alguns minutos do início ao fim.

Geralmente, isso acontece em cinco etapas básicas:

1. Integração e credenciamento: Primeiro, o usuário ou a organização é configurada no sistema de assinatura de documentos. Ele verifica a identidade do usuário e/ou de sua organização, geralmente por meio de vários métodos de autenticação.
2. Solicitação de assinatura: Assim que a integração for concluída, o sistema inicia uma solicitação de assinatura selecionando o documento digital que deseja assinar e convidando as partes necessárias.
3. Verificação de identidade: Antes que um signatário possa adicionar sua assinatura eletrônica, ele deve autenticar-se para garantir integridade e segurança. Isso geralmente é feito usando autenticação multifator (MFA), como confirmação por e-mail ou SMS. Se os signatários não tiverem passado inicialmente pela etapa de integração, um processo de verificação de identidade poderá ser acionado nesta fase.
4. Geração de assinaturas: O processo de geração de assinatura depende do tipo de assinatura escolhido. No caso da assinatura eletrônica simples, poderá ser acrescentada uma rubrica ao documento. Se forem geradas assinaturas digitais, os certificados de assinatura de documentos serão gerados pelo TSP para cada signatário verificado. Os certificados serão usados para gerar as assinaturas. Um ID de transação exclusivo será criado e cada etapa do processo será registrada em um registro de auditoria para fins legais.
5. Distribuição de documentos assinados: Depois que todas as assinaturas forem coletadas, o documento assinado será armazenado com segurança para referência futura. Os usuários podem acessar uma cópia segura para seus próprios registros.

A confiança é essencial para a transformação digital. A boa notícia? A Entrust torna a transformação o mais simples possível com um portfólio completo de soluções de assinatura eletrônica para organizações de todos os formatos e portes.

Quer você seja uma empresa, órgão governamental ou outro tipo de estabelecimento, nossos serviços de certificados globalmente confiáveis, HSMs nShield e plataforma de identificação robusta permitem assinatura forte e segura, independentemente de suas necessidades. Os produtos e serviços que dão suporte ao nosso portfólio de assinaturas identificadas podem ser integrados individualmente ou agrupados em uma solução completa. Isso inclui:

• Serviços de assinatira , uma solução baseada em nuvem para emitir e hospedar certificados digitais e gerar assinaturas digitais seguras
• Serviço de automação de assinatura da Entrust, uma solução baseada em nuvem que capacita as organizações a emitir certificados de marca e selos digitais
• Certificados de assinatura de documentos da Entrust, que permitem criar assinaturas confiáveis de indivíduos ou funcionários usando tokens USB ou HSMs seguros
• Entrust Identity Como Serviço, uma oferta gerenciada que fornece gerenciamento de identidade confiável para equipes de funcionários, consumidores e cidadãos por meio de MFA robusta e resistente a phishing
• Signhost by Evidos — uma empresa da Entrust — fornece uma solução em nuvem para orquestrar solicitações de assinatura, autenticar signatários, gerar assinaturas e distribuir documentos em uma plataforma abrangente.

Apoiada por tecnologia líder do setor alinhada com padrões globais, a Entrust está à disposição para ajudar a aproveitar o poder da assinatura eletrônica. Como especialistas em PKI, HSMs, autenticação e assinaturas digitais, você pode confiar em nós para fornecer a melhor solução de alta segurança da categoria que atenda às suas necessidades exclusivas.